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Produktivitätsboost im Business – Wie es funktioniert und welche Mythen du sogleich wieder vergessen kannst
Dunkel Hell

Produktivitätsboost im Business – Wie es funktioniert und welche Mythen du sogleich wieder vergessen kannst

Kinga Bartczak
Produktivitätsboost im Business-Artikelbild

Wer kennt es nicht: Neues Jahr, neues Ich oder wie es in der Unternehmenswelt so oft heißt: Noch mehr, noch schneller, noch besser.

Auch ich kenne diese Schnellstraße, denn meine Rollen sind sehr divers:

Multiunternehmerin, Herausgeberin, Mentorin, Podcasterin, Businesscoach für Frauen, Trainerin, Organisationsberaterin, Speakerin – und das waren nur einige meiner beruflichen Rollen.

Trotzdem habe ich es geschafft und versuche es weiterhin, mich diesem Narrativ des “Höher, Schneller, Weiter” in den letzten Jahren als Unternehmerin erfolgreich zu entziehen, indem ich meine Produktivität (nachhaltig!) auf ein nächstes Level gehoben habe, welches nicht ermüdet, sondern meine Motivation fördert.

Und diese Erfahrung möchte ich mit dir teilen. Hierbei hat mein Beitrag keinen universellen Anspruch, dass alle meine Tipps für dich wirksam und praxistauglich sind. Stattdessen ist er als reine Inspirationsquelle zu verstehen, um dich bei deinem täglichen Tun zu unterstützen.

Produktivität erfolgreich steigern – so funktioniert es richtig

Manche führen ein Journal, andere gehen eine Runde joggen, wieder andere meditieren am Morgen. Ich gebe zu: Ich habe alles probiert, funktioniert nur nicht bei mir.

Glücklicherweise bin ich nach kurzer Rückfrage im Bekanntenkreis zu der Einsicht gelangt, dass ich hier wohl nicht die Ausnahme, sondern die Regel bin.

Es gibt zwar ein paar (digitale) Tools, die ich nutze, um meine Produktivität zu steigern und auf diese werde ich auch noch eingehen, doch die wichtigste Frage, die ich mir am Morgen stelle, ist folgende und markiert zugleich den ersten Produktivitäts-Hack, den ich mit dir teilen möchte:

1. Frage dich: „Was möchte ich heute unbedingt erreichen? Welche Aufgabe ist heute besonders wichtig?“

Klingt einfach, ist jedoch ein absoluter Gamechanger. Ich weiß, dass sobald ich das Büro betrete und mein Mailprogramm starte, alle scheinbar gesetzten To-Dos in den Hintergrund treten können, weil es an irgendeiner Stelle „brennt“ und meine Lösungskompetenz gefragt ist. Manchmal werde ich noch mit dem ersten Kaffee in der Hand „überfallen“, bevor ich es durch die Bürotüre schaffe. Aus diesem Grund ist diese Frage so wichtig: Egal was an diesem Tag passiert, DIESE Aufgabe wird erledigt. 

Kleiner Trick: Wie bei meiner letzten Podcastfolge zum Thema Selbstmotivation würde ich empfehlen: Die Tagesaufgabe sollte erfüllbar bleiben und nicht aus vielen kleinen „Unteraufgaben“ bestehen.

Negatives Beispiel:

„Ich veröffentliche eine neue Podcastfolge“ – Viel zu umfangreich, es sei denn, du brauchst kein Skript und erledigst die Aufnahme, den Schnitt und die Bewerbung der Folge im Schlaf.

Positives Beispiel:

„Ich schreibe mir heute einige Stichpunkte zu meiner nächsten Podcastfolge auf.“ – Besser, denn die eigentliche Aufnahme hat anschließend bereits eine Grundlage und kann ggf. sogar noch angepasst werden, weil sich zwischen dem Skript und der Aufnahme noch eine Pause ergibt.

Um dir meinen zweiten Tipp zu verraten, muss ich ein wenig ausholen.

Ich erinnere mich noch sehr gut an ein Gespräch mit einer Lehrerin während meiner Abiturzeit. Ich erhielt auf dem Zeugnis in ihrem Fach „nur“ 14 Punkte, in Schulnoten: Eine 1. 15 Punkte entsprechen also einer 1+. Ich sah sie bei der Notenbesprechung ungläubig an.

„Sie wissen, dass ich in diesem Fach die Beste bin, oder?“ 

Ja, es hat mir nicht an Selbstbewusstsein gefehlt, allerdings konnte ich als sogenanntes „Arbeiterkind“ vor allem eines: Hart für meinen Erfolg arbeiten, denn ich wusste, dass mich kein fotografisches Gedächtnis oder elterliche Privilegien dorthin bringen, wo ich hinwollte.

Ihre Antwort war simpel:

„Ich weiß, aber ich möchte Ihnen die Gelegenheit geben, im kommenden Jahr auf Ihrem Abschlusszeugnis noch besser zu werden.“

Ich gebe zu, ich habe es nicht verstanden, denn das Konzept des lebenslangen Lernens hat sich mir erst im anschließenden Studium erschlossen.

Was ich aus der Retrospektive jedoch sagen kann, und dies markiert auch meinen zweiten, wertvollen Produktivitäts-Tipp:

2. Konzentriere dich darauf, Nummer 2 zu sein.

Klingt ein wenig verrückt, aber wer den ersten Platz besetzten, fängt an diesen zu verteidigen und das führt zumeist zu Druck und Konkurrenzdenken. Wer jedoch die Nummer 2 ist, weiß, dass sie vieles erreicht hat und was noch besser ist: Sie weiß, dass es noch vieles zu lernen und entdecken gibt. Der Unterschied liegt hier also im antreibenden Gedanken. Es besteht durchaus ein Unterschied zwischen: „Ich möchte mich in meinem Bereich verbessern“ (Promotionsorientiert) oder „Ich bin die/der Beste und darf jetzt nicht nachlassen, um meine Position nicht zu verlieren“ (Präventionsorientiert).

Wir sind stets Lehrende und Lernende zugleich und um uns dieses Mindset zu erhalten, ist es durchaus ratsam, sich ein wenig Potenzial nach oben zu bewahren. Diesem Grundprinzip folge ich jeden Tag auch als Unternehmerin. Niemand im Unternehmen hat einen Status, der es anderen nicht erlaubt, ihn/sie zu korrigieren oder mit dem eigenen Wissen zu bereichern. Dies nimmt einem auch die Angst, stets alles zu können und motiviert intrinsisch dazu, produktiv im Lernmodus zu bleiben und sich auch Aufgaben zu widmen, die uns manchmal (kurzfristig) schwer fallen, jedoch (langfristig) auf unser „Wissen- und Erfahrungskonto“ einzahlen.

Damit einhergehend kommt ein etwas ungewöhnlicher Tipp, der jedoch deine Produktivität ein wenig von deiner (scheinbar) vorgeschriebenen Rolle „entkoppelt“:

3. Du bist nicht dein Jobtitel, also arbeite auch nicht danach

Wenn mich jemand fragt, was ich beruflich mache, fällt es mir wirklich schwer eine Antwort in einen kurzen Satz zu packen, denn dieser „verdammt“ mich regelrecht in ein bestimmtes Handlungsmuster. 

Ein kurzes Beispiel: 

Wenn ich sage, ich bin Organisationsberaterin, dann stellen sich diejenigen, die mit diesem Begriff etwas anfangen können, darunter vor, dass ich Teams sowie Unternehmen berate, innerhalb von Projekten arbeite und den ein oder anderen Workshop gebe. Tatsächlich entspricht das (in Kürze) ziemlich gut einer klassischen Stellenbeschreibung. Sieht man sich jedoch die oben genannten Rollen an, die ich einnehme, werden ungefähr (gefühlt) 1.000 weitere Aufgaben vergessen, die ich ebenfalls ausfülle und täglich ausübe.

So kann es sein, dass wir morgens im Team eine Redaktionsplanung für unser Magazin FemalExperts haben, ich zum Mittag eine Coaching-Klientin treffe, am späten Nachmittag ein kurzes Webinar zum Thema Personal Branding gebe und am Abend auf einem Businessevent als Speakerin auftrete. 

Aus diesem Grund orientiere ich mich bei meinen To-Dos nicht danach, was mein Titel oder meine Qualifikation ist, sondern wo mein Potenzial liegt. 

Wer seine Produktivität nach seinem Potenzial ausrichtet, findet mehr Möglichkeiten, Aufgaben optimal und motiviert zu erledigen.

Kinga Bartczak

Schränke dich nicht selbst durch Titel in deinem Rollenspektrum ein, sondern genieße die Freiheit, selbst zu entscheiden, welche Aufgabe dich gerade besonders inspiriert.

Kleiner Notfall-Tipp:

Wenn du merkst, dass du doch in deinem Rollenverständnis „gefangen“ bist und sich deine Aufgaben nur noch wie Ballast anfühlen: Komm in Handlung und verändere etwas. Delegiere, passe an, lass los oder wirf alles über Bord. Damit meine ich nicht gleich den ganzen Job, aber vielleicht das Projekt, die Idee oder auch die Glaubenssätze, die dich an die unliebsamen Aufgaben zu binden scheinen. 

Wir dürfen nicht vergessen: Wir sind keine Opfer unserer Umstände, solange wir selbstwirksam und frei agieren sowie entscheiden können.

Und hier schließt sich bereits mein vierter Tipp an:

4. Vergiss das mit dem „Purpose“, der „Passion“ und der Liebe zur Arbeit

Purpose, Passion und Produktivität
Foto: JESHOOTS.COM – unsplash

Bereits in meinem Artikel: „Die Mär von der Liebe zur Arbeit“, bin ich auf die toxischen Botschaften eingegangen, die uns jeden Tag wie ein Glaubensbekenntnis auf Social Media präsentiert werden: Liebe deine Arbeit – Finde deine Bestimmung – Folge deiner Leidenschaft.

Ich schreibe es ja nur ungern, aber dies ist ein reiches, westliches, privilegiertes Denken, was den Großteil der Weltbevölkerung ausschließt. Ich möchte damit nicht ausdrücken, dass du keine Freude an deiner Arbeit finden solltest oder es verkehrt ist, dich persönlich, beruflich und unternehmerisch weiterzuentwickeln. Ich möchte lediglich darauf hinweisen, dass wir gesellschaftliche, monetäre, familiäre Verpflichtungen haben und hierfür Verantwortung tragen  – und guess what: Das macht nicht immer Spaß.

Wie kann ich mir also hier die eigene Produktivität erhalten? 

Indem ich diese völlig absurde Erwartungshaltung, dass ich jeden Tag mit einem Lächeln zur Arbeit gehen und alle meine Mitarbeitenden/Kollegen und Kolleginnen lieben muss, ablege. Manchmal ist es kalt und nass, der Zug war voll, wir haben mörderische Kopfschmerzen oder sind schlicht mit dem falschen Fuß aufgestanden. Diese Gefühle brauchen Raum, sodass man sie annehmen, reflektieren und akzeptieren kann. Nur dann funktioniert auch das Loslassen und man kann sich fokussieren (siehe Tipp 1). Wer stets nach dem Sinn, der Leidenschaft oder der Liebe zur Arbeit sucht, findet sich sehr schnell in einem sehr anstrengenden Kreislauf wieder und brennt im schlimmsten Fall aus, bevor er fündig wird.

Siehe auch
Produktivität-Wie entwickle ich ein produktives Mindset-Artikelbild

Fazit: Habe Spaß, erfreue dich an deinen Aufgaben, fordere dich heraus, aber wenn nicht: Ist das völlig in Ordnung, denn Liebe, Freude und Herausforderung findest du auch in anderen (zwischenmenschlichen) Beziehungen.

5. Nutze die magische, zirkuläre Frage: „Wie würde …. diese Aufgabe erledigen?“

Jetzt habe ich das Thema angesprochen, dass es leider unliebsame Aufgaben gibt, die wir nicht immer delegieren können und ich verrate dir an dieser Stelle ein gut gehütetes Geheimnis:

Ich bin eine absolute Prokrastinationskönigin.

Ich schaffe es tatsächlich, Aufgaben kurz vor Abgabe abzuschließen, obwohl ich dafür wochenlang Zeit hatte. Ich bringe kaputte Gerätschaften erst zur Reparatur, wenn sie bereits auseinanderfallen und erledige Einkäufe erst dann, wenn sich ein imaginärer Heuballen durch meinen Kühlschrank rollt und mir, wie im wilden Westen, die Trostlosigkeit und Inhaltsleere meiner Gefrierkombi anzeigt.

Nunja, was im privaten Bereich nur einen knurrenden Magen zur Konsequenz hat, kann sich unternehmerisch zu einem echten Problem entwickeln. Wie also aus der Prokastinationsfalle ausbrechen und zur Produktivitäts-Queen werden?

Ganz einfach, mit meinem wichtigster Produktivitäts-Tipp: 

Nutze die Macht der Imagination.

Wenn ich nicht mehr weiter weiß und mich die leere Seite des Bildschirms anstarrt, die Steuererklärung seit Wochen wunderschöne Muster verschiedenster Kaffeeflecken aufweist oder die Kundin mich zum dritten Mal an ein noch ausstehendes Angebot erinnert hilft nur eines:

„Was würde Madonna tun?“

Ich kenne die Queen of Pop nicht persönlich und natürlich ist sie in ihrer Person nicht gänzlich unumstritten, aber sie ist ein Idol meiner Mutter und damit eine musikalische Ikone meiner Kindheit. Wenn ich also eine unliebsame Aufgabe erledigen möchte, frage ich mich schlicht, wie sie diese Aufgabe erledigen würde (oder ich denke, dass sie es tun würde).

Meine Standardantwort ist zumeist: Diszipliniert, in kleinen Schritten, Selbstbewusst, das Ziel im Auge behaltend und ohne zu murren. – Zusammengefasst also alles Attribute, die ich im Alltag oftmals schleifen lasse, denn ich würde mich eher als Impulsiv, ungeduldig und (zu oft) „in den Wolken hängend“ bezeichnen.

Meine Empfehlung ist darauf ausgerichtet, dir bewusst eine Persönlichkeit (gerne auch fiktiv) vorzustellen, die an deiner Stelle deine Aufgabe erledigt, auch wenn du dich ihr charakterlich oder beruflich nicht auf den ersten Blick verbunden fühlst. In diesem Augenblick machst du dir die Rolle zunutze, um kurzzeitig etwas zu erledigen, was dich langfristig entlasten wird.

Kleiner Tipp:

Es muss nicht immer die gleiche Persönlichkeit sein. In stressigen Situationen wäre mir Madonna vermutlich zu streng und schrill, da frage ich mich eher, was würde der Dalai Lama oder vielleicht John Lennon tun? 

Digitale Tools für mehr Produktivität

Digitale Tools und Produktivität
Foto: Marvin Meyer – unsplash

Abschließend möchte ich gerne noch ein paar (digitale) Tools mit dir teilen, die mich in meiner täglichen Produktivität unterstützen. Hierbei gehe ich davon aus, dass du bereits einen Kalender (ical, Google Calendar, etc.), Kommunikationstools (Slack, Zoom, MS Teams, etc.), Projektmanagement-Tools (Confluence, Jira, Trello, etc.) nutzt. Weitere nützliche Werkzeuge:

  • Eine Whiteboardfolie – Nicht jeder hat die Möglichkeit, sich überall ein Whiteboard hinzustellen. Wenn einen jedoch der „Flow“ packt, ist diese Folie eine absolute Bereicherung, um Ideen analog ins unreine zu „scribbeln“, im wahrsten Sinne des Wortes zum Geschriebenen (körperlich) Abstand zu nehmen, Gedanken wieder durchzustreichen und anderen die Möglichkeit zu geben etwas zu ergänzen. Die Folie lässt sich auf so gut wie allen Flächen anbringen und ist sogar abwischbar und hierdurch wiederverwendbar (falls die Idee doch nicht so gut war).
  • Todoist – Endlich nicht mehr nach dem Notizbuch kramen, weil der Kopf nicht stillstehen kann. Ich habe einige digitale To-Do-Listen ausprobiert und diese hat sich durch ihre vielfältigen Optionen und ihre einfache Bedingung für mich bewährt.
  • Spotify – Okay, Spotify ist kein wirkliches Tool, aber hey, dieser Artikel dreht sich um Produktivität und ich weiß nicht wie es dir geht, aber wenn all die Tipps (inklusive Notfall-Tipps) nichts bringen, setze ich mir meine Sony-On-Ear-Kopfhörer auf, schmeiße den bekannten Musikstreamingdienst an und bei dem richtigen Song kommt der Produktivitätsschub (fast) von allein.

Nachgefragt:

Ich hoffe dir haben meine Tipps ein wenig geholfen und ich konnte dich heute ein wenig motivieren, das Thema der Produktivität aus einer anderen Perspektive zu betrachten. Gibt es einen Tipp, welcher sich hierbei für dich besonders bewährt hat? Oder gibt es vielleicht ein Tool, welches sich für dich (digital/analog) bewährt hat?

Und natürlich darf ich auch nicht die spannendste Frage vergessen:

Welcher Persönlichkeit würdest du gerne mal deine Aufgaben übergeben und was würde sich dadurch verändern? Was kannst du hieraus lernen?

Falls dir dieser Artikel gefallen hat und du unbedingt noch mehr über dieses Thema wissen möchtest, kann ich dir ebenfalls folgende Artikel empfehlen:

Über die Autorin

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Kinga Bartczak berät, coacht und schreibt zu Female Empowerment, neuer Arbeitskultur, Organisationsentwicklung systemischen Coaching und Personal Branding.

Zudem ist sie Geschäftsführerin der UnternehmerRebellen GmbH und Herausgeberin des FemalExperts Magazins.

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Samira
1 Jahr zuvor

Liebe Kinga,

der Ratschlag, sich darauf zu konzentrieren, die Nummer 2 zu sein ist neu. Macht aber sehr viel Sinn, da es wirklich den Druck rausnimmt. Man muss nicht immer die Beste sein. Manchmal macht aber genau der Konkurrenzkampf Spaß und auch Sinn. Ohne dem hätten wir nicht all unsere materiellen Reichtümer. Ich glaube es wichtig, eine gute Balance zu finden.

Danke für deinen Artikel. Der ist dir sehr gelungen.

Liebe Grüße
Samira

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10 Monate zuvor

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